Digitale assistent · Backoffice
Inbox, documenten, facturen en kennisbank: het stille werk dat elke dag terugkomt, voorbereid door uw digitale backoffice. U keurt goed.
De backoffice is het werk dat niemand ziet totdat het misgaat: de mailbox die volloopt, de factuur die te laat wordt verstuurd, het document dat niemand kan vinden, de vraag die drie keer per week opnieuw wordt beantwoord. In een klein team is er zelden iemand die hier écht voor is aangenomen, het komt er voor iedereen bij.
Elke dag klaargezet, zodat u alleen nog beslist.
Binnenkomende e-mail wordt gelezen, gelabeld en samengevat. Wat urgent is staat bovenaan, met de context erbij.
Voor veelvoorkomende vragen staat een passend conceptantwoord klaar, gebaseerd op uw kennisbank en eerdere antwoorden.
Op basis van geleverde orders staat de factuur klaar met de juiste gegevens en bedragen. Ook betalingsherinneringen worden voorbereid.
Offertes, contracten en bijlagen krijgen automatisch de juiste plek in het klant- of projectdossier, vindbaar voor het hele team.
Elk goedgekeurd antwoord op een nieuwe vraag wordt een kennisbank-artikel, zodat dezelfde vraag de volgende keer in seconden beantwoord is.
Gegevens uit formulieren, bonnen en bijlagen worden overgenomen in de juiste velden. Nooit meer overtypen, nooit meer typefouten.
Voorbereid is niet hetzelfde als verstuurd. U houdt de eindcontrole.
Het stille werk dat elke week uren kost.
De dag begint met veertig ongelezen mails en eindigt met vijftig. Belangrijke berichten verdrinken tussen nieuwsbrieven en cc's.
Het werk is gedaan, maar de factuur volgt pas weken later, en dat voelt de kasstroom. Herinneringen sturen schiet er ook bij in.
Offertes in de mail, contracten op een schijf, handleidingen bij een collega. Zoeken kost meer tijd dan schrijven.
Klanten en collega's stellen dezelfde vragen over levertijden, voorwaarden en werkwijze. Het antwoord staat nergens, behalve in iemands hoofd.
De backoffice-assistent draait op de kernmodules van SKY DUST LiftOFF.
Uw gekoppelde e-mailpostvak, meegelezen en voorgesorteerd, met conceptantwoorden uit uw eigen kennis.
Klanten, orders en facturen in één lijn, zodat een geleverde order met één klik een correcte factuur wordt.
Eén vaste plek voor bestanden en antwoorden, doorzoekbaar voor het hele team en als bron voor elke assistent.
Alle modules delen dezelfde gegevens. Een adreswijziging in het CRM klopt direct ook op de factuur en in de e-mail.
De digitale backoffice-assistent van SKY DUST LiftOFF neemt dat voorbereidende werk over. Binnenkomende e-mail wordt gelezen, gesorteerd en van een conceptantwoord voorzien. Facturen worden klaargezet op basis van orders. Documenten krijgen een vaste plek en de kennisbank groeit mee met elke beantwoorde vraag. U houdt de controle: versturen, betalen en publiceren gebeurt pas na uw akkoord.
Het resultaat is geen leeg postvak als doel op zich, maar rust: elke ochtend een werkvoorraad met voorbereide taken in plaats van een ongesorteerde berg. Wij rekenen erop dat dit u tot één werkdag per maand per persoon bespaart op terugkerend werk.
Een digitale backoffice-assistent is een AI-assistent die terugkerend administratief werk voorbereidt: e-mail sorteren en beantwoorden, facturen klaarzetten, documenten ordenen en de kennisbank bijhouden. U keurt elke uitgaande actie goed voordat die wordt uitgevoerd.
De assistent leest alleen het postvak dat u zelf koppelt, en de gegevens blijven binnen uw platformomgeving in de EU (AVG-conform). U bepaalt welke mappen worden meegelezen en kunt de koppeling op elk moment stopzetten.
Omdat elke actie eerst als voorstel klaarstaat, vangt uw goedkeuring fouten af vóór ze de deur uit gaan. Past u een concept aan, dan leert de assistent daarvan voor volgende keren.
Ja. Het platform is de plek waar werk wordt voorbereid en goedgekeurd; uw boekhouding blijft leidend voor de administratie. Facturen en gegevens sluiten daarop aan, zodat uw accountant er direct mee verder kan.
U start gratis op het platform, zonder creditcard. Daarna geldt een lage vaste basis plus betalen per voorbereide taak, volgens het hybride prijsmodel. Zie de prijzenpagina voor actuele bedragen.
Maak een gratis account aan en koppel uw postvak: morgenochtend staat uw eerste voorgesorteerde werkvoorraad klaar. Liever eerst overleggen? Plan een gratis AI-kansengesprek.
